Povinnost firemního ombudsmana od 50 zaměstnanců: Jednoduchý průvodce pro CEO a HR

V kostce

Máte více než 50 zaměstnanců? Od 15. prosince 2023 platí povinnost zavést systém pro důvěrné podávání podnětů dle zákona o ochraně oznamovatelů. V tomto průvodci zjistíte, co zákon vyžaduje, jak řešit nejčastější obavy firem a jak lze povinnost splnit jednoduše – a přitom z toho mít i reálný přínos pro firemní kulturu.

Co přesně zákon vyžaduje

Zákon o ochraně oznamovatelů (úplné znění zde) ukládá všem firmám nad 50 zaměstnanců povinnost mít zavedený vnitřní oznamovací systém. Ten musí zajistit:

• bezpečný a důvěrný kanál pro podávání oznámení,

• možnost anonymního i osobního podání,

• uchování a prošetření podnětů s auditní stopou.

Důležité je, že „ombudsman“ nemusí být vždy konkrétní fyzická osoba – funkci může plnit i digitální nástroj, pokud splňuje zákonné nároky.

Nejčastější obavy firem

Firmy tuto povinnost často vnímají jako administrativní komplikaci. Nejčastější obavy zahrnují:

1. Administrativní zátěž
   Příklad: Středně velká výrobní firma řeší, kdo bude podněty vyřizovat, když už HR pracuje na hraně kapacit.

2. Nárůst podnětů a falešných hlášení
   Příklad: Logistická společnost se obávala, že zaměstnanci začnou hlásit i drobné spory mezi kolegy. Praxe ale ukazuje, že počet oznámení je spíše nízký a většina je relevantní.

3. Důvěrnost a bezpečnost dat
   Příklad: IT firma měla strach, že zaměstnanci ztratí důvěru, pokud by se prozradila jejich identita. Digitální nástroje však umožňují plnou anonymitu.

4. Náklady na zavedení
   Příklad: Stavební firma porovnávala externí ombudsmana s digitálním řešením – a zjistila, že platforma je levnější a méně náročná na provoz.

Jak povinnost splnit jednoduše

Existují dvě hlavní cesty:

• Interní proces – jmenovat pověřenou osobu a vytvořit pravidla.

• Digitální platforma – zajistí anonymitu, bezpečnost i auditní stopu bez složité administrace.

Praktickým příkladem je digitální schránka důvěry jako součást firemní aplikace. Ta umožňuje podat anonymní podnět, přiložit důkazy a komunikovat s odpovědnou osobou – vše plně v souladu se zákonem.

V Growy NETu nabízíme modul Schránka důvěry, který firmám umožní splnit povinnost rychle, bezpečně a jednoduše.

 

Přínosy pro firmu nad rámec zákona

Podle výzkumu společnosti Moore Czech Republic 70 % zaměstnanců je ochotno upozornit na protiprávní jednání, ale 42 % má obavy z odvetných opatření. Bezpečný kanál tak není jen legislativní povinností – je to signál důvěry, který podporuje otevřenou firemní kulturu.

Mezi další benefity patří:

• včasné odhalení problémů,

• lepší vztahy v týmu,

• prevence krizí a reputačních škod.

Praktické tipy pro implementaci

Pro hladké zavedení doporučujeme následující kroky:

1. Zmapujte svou legislativní povinnost.

2. Rozhodněte, zda zvolíte interní proces, nebo digitální řešení.

3. Transparentně informujte zaměstnance o nové možnosti.

4. Vyškolte HR nebo odpovědnou osobu v práci s podněty.

5. Sledujte a vyhodnocujte podněty pravidelně.

Správně nastavený systém firemního ombudsmana vám nejen pomůže splnit zákon, ale také posílí důvěru zaměstnanců.

Pokud hledáte cestu, jak to udělat rychle a bez složité administrativy, vyzkoušejte digitální schránku důvěry v Growy NETu sami, zdarma a během pár minut.