Problém, o kterém se málo mluví
Firemní e-mail je pro kanceláře samozřejmostí. Jenže až 70 % zaměstnanců žádný firemní e-mail nemá – typicky lidé ve výrobě, ve skladech, v terénu nebo na směnných provozech. Jak se k nim pak dostanou důležité novinky, změny pravidel nebo krizová sdělení?
V praxi to často znamená, že informace končí na nástěnkách v šatně, v papírových oběžnících nebo „přes šéfy směn“. Výsledek? Pomalejší tok informací, šumy a riziko, že se část lidí vůbec nedozví, co potřebují.
Proč je to problém
Nejde jen o drobnost. Ztracená nebo opožděná zpráva může mít vážné důsledky:
- Zákonné směrnice a školení mohou být neplatné, pokud zaměstnanec nedostane prostor seznámit se s nimi.
- Neinformovanost zvyšuje riziko chyb, nehod a nedodržení bezpečnostních pravidel.
- Slabší komunikace oslabuje firemní kulturu – lidé se necítí součástí dění.
Když lidé nemají jistotu, že se k nim informace dostanou, začínají hledat vlastní zdroje – a to je cesta k nedorozuměním a zmatku.
Jak to řešit
-
Centralizovaný prostor pro informace
Namísto e-mailů potřebují zaměstnanci jednoduchý a jednotný přístup – ideálně na mobilu nebo přímo na pracovišti. Novinky, oznámení a změny pravidel by měli najít přehledně na jednom místě. -
Povinná sdělení s potvrzením
Směrnice či důležitá sděleni je nutné doručit tak, aby zaměstnanec jedním klikem potvrdil seznámení. Díky tomu vzniká auditní stopa, kterou využijete i při inspekcích. -
Rychlé krizové zprávy
Pokud se stane něco důležitého, musí mít firma jistotu, že se informace dostane ke všem – ideálně formou push notifikace nebo výrazného sdělení na obrazovce. -
Možnost reakce a zpětné vazby
Jednosměrné informování už nestačí. Lidé potřebují mít možnost reagovat, klást dotazy nebo potvrdit, že rozumí.
Praktická cesta
Doručit zprávy lidem bez e-mailu jde více způsoby. Mobilní aplikace, webová aplikace, televize na pracovišti nebo kiosek – vestavěný dotykový displej – umožní, aby se zaměstnanec dostal k důležitým informacím i bez emailové schránky.
V Growy NETu pracujeme právě s těmito platformami, takže se směrnice, žádosti, novinky nebo důležitá sdělení dostanou opravdu ke každému.
Shrnutí
E-mail není univerzální kanál. Pokud většina lidí ve firmě nemá firemní adresu, je nutné hledat jiné cesty. Centralizace, mobilní přístup a povinné potvrzení jsou dnes standard, bez kterého se firmy neobejdou.
Když lidé dostanou včasné a jasné informace, funguje firma lépe – a každý zaměstnanec se cítí být její součástí.