Intranet vs appka: proč vlastní řešení často vyjde dráž než hotová platforma

Když firma řeší intranet vs appka, často padne stejný nápad:
„Postavíme si vlastní intranet.“
Nebo:
„Uděláme si interní appku na míru.“

Na první pohled to zní rozumně. Vždyť vlastní řešení přece může přesně odpovídat firemním potřebám. Jenže v praxi se velmi často ukáže, že právě tahle cesta je dražší, pomalejší a méně funkční, než se na začátku zdá.

A to hned ze dvou důvodů.

První je čistě finanční. Už samotné licenční řešení pro intranetové prostředí může stát nezanedbatelné peníze. Microsoft na svém webu uvádí SharePoint Online Plan 1 od €5 za uživatele měsíčně a Microsoft 365 Business Standard od €12.50 za uživatele měsíčně, obojí při ročním závazku. To je ale jen začátek. K tomu je potřeba připočítat čas interního IT, správu, úpravy, testování, školení a dlouhodobou údržbu.

Druhý důvod je ještě zásadnější: vlastní intranet nebo interní appka často nespojí firmu tak, jak vedení očekává. Ve výsledku ji používá hlavně kancelář, zatímco výroba, provoz nebo terén zůstávají bokem. Komunikace se tříští, dokumenty se hledají na více místech a zaměstnanci si vytvářejí vlastní náhradní cesty přes e-mail, chat nebo papír.

Vlastní intranet nevypadá draze. Dokud nezačne vznikat

Nejčastější chyba je, že firma porovnává jen „nákup řešení“ proti „něco už přece máme“. Jenže vlastní intranet nebo interní appka nejsou zdarma jen proto, že běží na známé technologii.

Skutečné náklady obvykle vypadají takto:

• licence nebo prostředí pro provoz
• návrh struktury a přístupů
• implementace na míru
• zapojení interního IT nebo dodavatele
• školení zaměstnanců
• další úpravy podle reality provozu
• průběžná administrativa a podpora

A tady firmy často narazí. Ne proto, že by jejich původní myšlenka byla špatná. Ale proto, že z interního pohledu vypadá projekt menší, než ve skutečnosti je.

V tu chvíli se z „jednoduchého intranetu“ stává dlouhý a drahý projekt, který si bere kapacitu lidí, kteří už tak mají dost práce.

Interní appka ještě neznamená, že ji budou lidé používat

Druhá chyba bývá v očekávání adopce. Vedení si řekne:
„Když to bude naše interní appka, zaměstnanci to přece budou používat.“

Jenže nebudou. Aspoň ne automaticky.

Lidé používají jen takové nástroje, které jim dávají smysl v běžném dni. Pokud je prostředí složité, nepřehledné nebo působí jako další administrativní vrstva navíc, zaměstnanci si k němu cestu prostě nenajdou.

To je obzvlášť vidět ve firmách, kde potřebujete propojit různé skupiny lidí:

• kancelářské pracovníky
• zaměstnance ve výrobě
• vedoucí směn
• terénní pracovníky
• nové kolegy při nástupu

Právě tady bývá vlastní intranet nejslabší. Často totiž vzniká z pohledu administrace a dokumentů, ne z pohledu každodenní komunikace celé firmy.

Největší problém není technologie. Je to bariéra mezi lidmi

Když intranet nebo interní appka dobře nefungují, nevznikne jen technický problém. Vznikne komunikační bariéra.

Kancelář má přístup k informacím rychleji.
Výroba se je dozví později.
Někdo pracuje v systému.
Někdo jede přes nástěnku.
Někdo přes e-mail.
Někdo přes vedoucího.

A místo jedné firmy najednou funguje několik oddělených světů.

Tohle je přesně moment, kdy vlastní řešení přestává být „chytré“ a začíná firmu brzdit.

Proč hotové řešení dává větší smysl

GrowyNET si v marketingové strategii staví pozici na tom, že má nižší bariéru vstupu, rychlý onboarding, modulární řešení a platbu jen za aktivní zaměstnance. To je v praxi velký rozdíl oproti scénáři, kdy firma investuje do vlastního intranetu nebo interní appky a teprve potom zjišťuje, co všechno bude potřeba dodělat.

Hotová platforma má několik výhod, které firmy ocení velmi rychle:

• nasadí se výrazně rychleji
• nebere tolik kapacity internímu IT
• je navržená pro běžné používání, ne jen pro správu obsahu
• počítá s tím, že komunikace musí fungovat i mimo kancelář
• lze ji rozšiřovat podle reálných potřeb

A hlavně: není potřeba roky čekat, jestli se zaměstnanci vůbec přizpůsobí. Řešení musí být použitelné od začátku.

Kde je rozdíl vidět nejrychleji

Největší rozdíl pozná firma obvykle ve třech oblastech.

První je interní komunikace zaměstnanců
Informace se neposílají přes několik různých kanálů, ale míří do jednoho prostředí, které je přístupné celé firmě.

Druhá je centrální dokumentace
Dokumenty nejsou jen někde uložené. Jsou dohledatelné, aktuální a firma má větší přehled o tom, kdo s nimi pracoval.

Třetí je onboarding zaměstnanců
Nový kolega se nemusí orientovat v interním labyrintu složek, odkazů a různých systémů. Dostane přehledné prostředí, které ho skutečně provede nástupem.

Intranet vs appka: rozhodnutí není o technologii, ale o návratnosti

Ve finále nejde o to, jestli si firma vybere intranet, nebo appku.
Jde o to, jestli si vybere cestu, která:

• bude stát rozumné peníze
• nezahltí interní kapacity
• nebude vytvářet další bariéry
• opravdu propojí celou firmu

A právě tady vlastní řešení často selhává. Ne protože by bylo špatně myšlené. Ale protože je drahé na vznik, drahé na údržbu a často slabé v tom nejdůležitějším — v reálném používání.

Pokud tedy firma hledá způsob, jak propojit kancelář, výrobu i terén, nebývá nejlevnější to, co si „udělá sama“. Nejlevnější a nejchytřejší bývá to, co už je připravené fungovat.

Chcete vidět, jak může vypadat řešení, které je levnější než vlastní vývoj a zároveň opravdu spojí celou firmu?

Vyzkoušejte Growy NET na 30 dní zdarma, nebo si s námi dejte krátkou 15minutovou online schůzku, případně se potkejme u vás u kávy – rádi vám Growy NET ukážeme v praxi.