Kandidát kývl na vaši pracovní nabídku, plácli jste si a dohodli datum nástupu. V mnoha firmách v tuhle chvíli nastává největší chyba celého náboru: na několik týdnů se rozhostí naprosté ticho.
V Česku je běžné, že mezi přijetím nabídky a prvním dnem v práci uplyne měsíc až dva kvůli výpovědní lhůtě. Právě toto období - označované jako preboarding - je přitom nejzranitelnější fází celého náboru.
Nový člověk v mezičase přirozeně přemýšlí, zda udělal správný krok, dostává protinabídky od stávajícího zaměstnavatele nebo mu zavolá jiná firma, kde výběrové řízení právě doběhlo. Pokud od vás celé týdny nedostane jedinou zprávu a první den ráno ho místo přivítání zavalíte šanonem papírů, počáteční nadšení rychle vyprchá.
Pojďme se podívat na 10 konkrétních kroků preboardingu, které promění čekání na nástup ve skvělý start, ať už nováček nastupuje do kanceláře, nebo do výroby, skladu či provozu, kde nemá firemní e-mail.
Proč firmy v preboardingu ztrácejí lidi ještě před nástupem
Když kandidát pár dní před nástupem napíše, že nakonec nenastoupí, málokdy jde o náhodu. Často jde o důsledek tzv. „mrtvého období“, kdy má pocit, že na něj firma po podpisu nabídky zapomněla.
Co se v hlavě kandidáta během týdnů ticha odehrává:
• neví, jak bude vypadat jeho první den a na koho se obrátit,
• chybí mu jakýkoliv kontakt s budoucím šéfem nebo týmem,
• obává se chaosu, složitého zaučování a hromady administrativy,
• zůstává otevřený nabídkám konkurence, která s ním aktivně komunikuje.
Dobrý pre-boarding přitom neznamená zahltit člověka prací dřív, než nastoupí. Znamená to dát mu jistotu, přehled a pocit, že s ním firma skutečně počítá.
1. Pošlete okamžité a lidské přivítání
Jakmile kandidát nabídku potvrdí, nenechte ho čekat týden na formální návrh pracovní smlouvy. Ještě ten samý den nebo následující ráno by mu měla přijít krátká, neformální zpráva. Ideálně nejen z HR, ale přímo od jeho budoucího nadřízeného, mistra nebo vedoucího směny.
Stačí dvě věty:
„Máme velkou radost, že jsi do toho šel s námi, a už se těšíme na tvůj start.“
Právě tahle rychlá lidská reakce okamžitě odbourává první pochybnosti po změně práce.
2. Dejte nováčkovi jasnou „cestovní mapu“ do prvního dne
Největší nervozita před nástupem pramení z neznáma. Nový kolega by měl hned na začátku dostat jednoduchý přehled toho, co se bude dít do jeho nástupu:
• kdy a kam přesně se dostavit (včetně vrátnice, recepce, mapky areálu nebo informace, kde zaparkovat),
• jaké dokumenty bude potřebovat (zápočtový list, vstupní lékařská prohlídka, podklady pro mzdovou účtárnu),
• na koho se obrátit, když bude potřebovat cokoliv doladit.
Pokud nováčkům posíláte přístup do onboardingového modulu v aplikaci Growy NET ještě před nástupem, mají celou tuto cestovní mapu, kontakty i odškrtávací checklist přehledně ve svém telefonu – a to i bez nutnosti zakládat jim firemní e-mail.
3. Vyřiďte papírování a směrnice předem (digitálně)
Nikdo se netěší na to, že první den v nové práci stráví čtyři hodiny v zasedačce vyplňováním osobních dotazníků, čtením pracovního řádu a podepisováním papírových archů.
Přesuňte rutinní administrativu do fáze pre-boardingu:
• nechte nováčka vyplnit vstupní osobní údaje z pohodlí domova v mobilu nebo na počítači,
• zpřístupněte mu dopředu klíčové digitální směrnice a BOZP, které si v klidu projde a potvrdí jedním kliknutím,
• připravte podklady tak, aby v den nástupu zabraly formality jen pár minut u kávy.
První den tak můžete věnovat lidem a praxi, ne šanonům.
4. Udělejte přivítání osobní
Drobné detaily rozhodují o tom, zda se u vás nový člověk cítí jako „další osobní číslo v tabulce“, nebo jako vítaná posila do týmu.
Co v praxi funguje nejlépe:
• krátká uvítací zpráva nebo fotka od budoucího týmu,
• připravený uvítací balíček na stole nebo ve skříňce (firemní hrnek, tričko, blok s kartičkou od vedoucího),
• zpřístupnění přehledu budoucích kolegů v aplikaci, aby první den nešel mezi cizí tváře.
5. Přiřaďte nováčkovi „parťáka“ (Buddyho) ještě před nástupem
Existují praktické otázky, na které se nováček často ostýchá zeptat svého nového šéfa nebo personalistky:
• Jak moc formálně se u vás chodí oblékaný?
• Nosí si lidi vlastní jídlo, nebo se chodí na oběd společně?
• Jak to chodí na směně během přestávek?
Vyberte zkušenějšího kolegu ze stejného týmu jako onboarding parťáka (buddyho) a propojte je už týden před nástupem. Krátká zpráva od budoucího kolegy prolomí ledy rychleji než jakákoliv formální příručka.
6. Nasdílejte firemní kulturu po malých dávkách
Nehlťte kandidáta před nástupem složitými procesními tabulkami. Místo toho mu nabídněte lehké, srozumitelné čtení, které mu ukáže, jak vaše firma žije:
• poslední přehled firemních novinek a úspěchů,
• krátké představení projektů nebo zakázek, na kterých firma pracuje,
• praktickou „Příručku nováčka“ s odpověďmi na nejčastější otázky.
V Growy NETu můžete novému kolegovi otevřít nástěnku s firemním děním a digitální příručkou hned po podpisu nabídky – přirozeně tak nasaje atmosféru firmy ještě dřív, než překročí práh.
7. Krátké zavolání od přímého nadřízeného
Pokud má kandidát dvouměsíční výpovědní lhůtu, osm týdnů bez kontaktu je věčnost. Naplánujte v kalendáři přímého manažera nebo mistra krátký, 5minutový telefonát zhruba v polovině čekací doby.
Nejde o pracovní poradu. Cílem je jen lidsky se ozvat: „Ahoj, jen jsem tě chtěl pozdravit, zeptat se, jak ti jde předávání v původní práci, a ujistit tě, že u nás už na tebe všechno chystáme.“
Tento jediný telefonát snižuje riziko, že si kandidát nástup na poslední chvíli rozmyslí, na naprosté minimum.
8. Připravte techniku, přístupy a pracovní pomůcky včas
Nic nezkazí první dojem z nové firmy spolehlivěji než věta: „Ještě jsme nestihli objednat čipovou kartu, pracovní boty nebo nastavit počítač, tak si tu zatím sedni.“
Ještě před dnem nástupu mějte připravený checklist pro obě části firmy:
• Kancelář: funkční počítač, přístupy do systémů, e-mail, telefon a připravené pracovní místo.
• Výroba, sklad a provoz: připravená skříňka, pracovní oblečení a pomůcky (OOPP) ve správné velikosti, vstupní čip, zařazení do plánování směn a aktivní účet v zaměstnanecké aplikaci.
9. Pošlete „Scénář prvního dne“
Tři až čtyři dny před nástupem pošlete nováčkovi jasný harmonogram jeho prvního dne. Když člověk přesně ví, co ho čeká hodinu po hodině, zmizí 90 % ranní nervozity:
• 08:00 – příchod na recepci nebo vrátnici, kde si tě vyzvedne parťák Honza a dáte si společně kávu,
• 08:30 – předání čipu, vybavení a rychlé dokončení formalit,
• 09:30 – prohlídka provozu nebo kanceláří a seznámení s týmem,
• 11:30 – společný uvítací oběd s kolegy,
• 13:00 – krátké setkání s vedoucím a domluva plánu na první týden.
10. Poslední ujištění den před startem
Den nebo dva před nástupem pošlete poslední krátkou zprávu přes SMS nebo notifikaci do aplikace:
„Už v pondělí se na tebe moc těšíme! V 8:00 na tebe bude u hlavního vchodu čekat Martina. Kdyby se cokoliv po cestě zkomplikovalo, tady je její přímé číslo: +420…“
Nováček díky tomu ví, že na něj myslíte, má přímý kontakt na konkrétního člověka pro případ ranní zácpy a do práce přichází s klidem a jistotou.
Když pre-boarding funguje, první den je jen plynulým pokračováním
Pre-boarding nemusí znamenat hodiny práce navíc pro HR ani pro vedoucí. Když ho postavíte jako jednoduchý opakovatelný checklist v jednom systému, získáte okamžitý náskok:
• kandidáti neodcházejí ke konkurenci těsně před nástupem,
• administrativa a vstupní školení jsou vyřešené bez papírového chaosu,
• nový kolega se zapojuje do práce rychleji a s větší jistotou,
• kancelář i provoz mají od prvního dne stejnou péči a přehled.
Chcete vidět, jak může vypadat pre-boarding a onboarding, který spojí kancelář, výrobu i terén bez papírů a bez nutnosti firemních e-mailů?
Vyzkoušejte Growy NET na 30 dní zdarma, nebo si s námi dejte krátkou 15minutovou online schůzku – rádi vám Growy NET ukážeme v praxi.